Hilfe aus der Wolke

Buchführung muss sein, auch wenn das Sammeln, Sortieren und Ablegen von Rechnungen und Belegen eher zu den unbeliebteren Tätigkeiten des Unternehmerdaseins gehört. Denn eine korrekte Buchhaltung ist zum Beispiel Grundlage für die Gewinnermittlung, die jedes Unternehmen jährlich beim Finanzamt einreichen muss und die gegebenenfalls auch für Kreditanträge bei der Bank benötigt wird. Auch um die direkten Corona-Hilfen des Bundes zu beantragen, war und ist eine nachvollziehbare Buchführung unerlässlich. Nicht zuletzt verschafft man sich durch gut geführte Bücher einen verlässlichen Überblick darüber, wie gut oder schlecht die eigenen Geschäfte laufen.

Ganz egal, ob man zur Gewinnermittlung die sogenannte einfache Buchführung nutzen kann oder bilanzieren muss, also seinen Gewinn mit doppelter Buchführung errechnet: Um sein Unternehmen sicher für die Zukunft aufzustellen, sollte man in Sachen Buchführung auf digitale Unterstützung setzen. Besonders bei kleineren Unternehmen sind webbasierte Tools beliebt. Mit wenigen Klicks lassen sich damit in der Cloud (englisch für „Wolke“), also auf dem Server des Anbieters, Angebote verwalten, Rechnungen stellen oder gleich der gesamte Jahresabschluss erledigen. Die meisten dieser Buchführungsprogramme haben eine DATEV- und ELSTER-Schnittstelle, damit die Daten problemlos und sicher an den Steuerberater oder das Finanzamt übertragen werden können.

Vorteile der in der Regel abobasierten Cloud-Lösungen: Die Software ist immer auf dem neuesten Stand, weshalb bei einer Änderung der gesetzlichen Vorgaben kein neues Programm erworben werden muss. Zudem kann die Buchführung an jeden beliebigen Ort mit Internetanschluss verlegt werden, etwa aufs heimische Sofa oder ins Hotel. Laut einer gemeinsamen Umfrage des Digitalverbands Bitkom und des Zentralverbands des Deutschen Handwerks nutzen bereits 27 Prozent der deutschen Handwerksbetriebe die eine oder andere Form von Cloud-Computing. „Digitale Technologien können den Arbeitsalltag erleichtern, Zeit sparen und Abläufe in den Betrieben enorm vereinfachen. Die Chancen sind riesig – jeder sollte sie ergreifen und die Potenziale der Digitalisierung für sein Unternehmen heben“, betont Bitkom-Geschäftsleiter Niklas Veltkamp.
 

Gut zu wissen: Für die digitale Buchführung gibt es klare Vorschriften, die in den umfangreichen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, definiert sind. Wer sich nicht an diese Regeln hält, riskiert eine Steuerschätzung durch das Finanzamt, die zu hohen Steuernachforderungen führen kann. Auf der sicheren Seite ist also, wer eine GoBD-zertifizierte Buchführungssoftware nutzt, auch wenn die Zertifikate nicht von der Finanzverwaltung ausgestellt werden und insofern nicht unbedingt vor einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt schützen. Zudem sollte man auf eine Sicherheitszertifizierung für die Datenübertragung achten, zum Beispiel durch das Verschlüsselungsprotokoll TLS (Transport Layer Security). Schließlich sollen die eigenen Geschäftsdaten nicht in unbefugte Hände gelangen. Eine Orientierungshilfe für die Sicherheit bei der Cloud-Nutzung gibt der DsiN-Cloud-Scout der Initiative „Deutschland sicher im Netz“.

Mittlerweile bieten auch einige Banken ihren Kunden im Rahmen des Geschäftskontos smarte digitale Lösungen für Buchhaltung und Rechnungswesen an. Das beginnt mit kostenlosen Banking-Apps wie der App Postbank Business Assistent, mit der sich zum Beispiel Rechnungen erstellen und verschicken lassen, und reicht bis zu Kooperationen mit Anbietern von Cloud-Lösungen. Die Postbank arbeitet hier mit dem Buchhaltungssoftware-Anbieter sevDesk zusammen.