Zeitgemäße IT-Systeme sind für jedes Unternehmen unerlässlich. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fehlt es jedoch häufig an Zeit und Know-how respektive Fachpersonal, um zum Beispiel geeignete Hard- und Software auszuwählen, zu installieren und zu warten. Viele Firmen setzen deshalb bei Digitalisierungsthemen auf externe Unterstützung. Laut einer Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) im Auftrag des Bundesverbands für selbständige Wissensarbeit, des Verbands der Gründer und Selbstständigen Deutschland (VGSD) sowie der Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft (vbw) beschäftigte zuletzt fast ein Viertel der Unternehmen in Deutschland Fremdpersonal. Knapp 22 Prozent der Firmen, die Fremdpersonal anheuerten, setzten dabei auf Soloselbstständige und freie Mitarbeiter (Freelancer). Jeder zehnte Betrieb schloss Werkverträge mit Experten entsprechender Dienstleister ab. Knapp sechs Prozent nutzten beide Möglichkeiten für externe Verstärkung. Benötigt wurden die externen Fachkräfte vor allem für IT- und Digitalisierungsmaßnahmen, aber auch für Aufgaben in der Produktion, in Forschung und Entwicklung oder im Kunden- und Wartungsdienst wurde Hilfe von außen hinzugebucht. Doch welche Vorteile bringt insbesondere der Einsatz von Freelancern und wo findet man geeignete Verstärkung? Mehr dazu in unseren Fragen und Antworten.
Unternehmenspraxis
Verstärkung gesucht
Welche Vorteile bringt die Zusammenarbeit mit Freelancern & Co?
In der IW-Befragung wurden von den Firmen vor allem ein zeitlich begrenzter Unterstützungsbedarf und die schnelle Verfügbarkeit als Pluspunkte für den Einsatz von Fremdpersonal genannt. Und der Einsatz externer Fachkräfte hat noch weitere Vorteile. Dazu gehört der Zugang zu spezifischem Wissen: Insbesondere im IT-Bereich haben Freelancer mit Expertise in puncto Digitalisierung und künstlicher Intelligenz (KI) zuletzt bei vielen Auftraggebern den digitalen Wandel beschleunigt. Weitere Vorteile eines Freelancer-Einsatzes: Das unternehmerische Risiko sowie der Aufwand für das Personalmanagement reduzieren sich und es werden Arbeitskosten eingespart, weil Lohn- und Lohnnebenkosten entfallen. Auch Büroräume, eine Arbeitsplatzausstattung und Arbeitsmaterialien schlagen in der Regel nicht zu Buche. Zudem sind die Kosten für Freelancer steuerlich als Betriebsausgaben absetzbar und die Umsatzsteuer kann bei der Vorsteuer geltend gemacht werden.
Was ist bei der Beauftragung/Vertragsgestaltung zu beachten?
Wichtig ist in jedem Fall, rechtssichere schriftliche Vereinbarungen zu treffen. Zumindest für die Erstbeauftragung kann sich eine juristische Beratung empfehlen, auf deren Grundlage dann weitere Verträge geschlossen werden können. Der Vertrag sollte Umfang und Art der zu erledigenden Aufgaben, den Zeitrahmen und alle anderen relevanten Details möglichst detailliert aufführen. So lassen sich Missverständnisse und Unstimmigkeiten vermeiden. Das Dokument sollte auch das Honorar, Zahlungs- und Kündigungsbedingungen sowie die Themen Vertraulichkeit und Haftung umfassen. Zudem ist das Thema „Geistiges Eigentum“ schriftlich zu fixieren, soll heißen: Wer hält die Rechte an den Arbeitsergebnissen, etwa einer neu programmierten Software? Noch ein Hinweis zu Versicherung und Haftung: Im Vertrag muss unbedingt geregelt werden, wer im Fall von Verlusten oder Schäden haftbar ist und wie damit umgegangen wird. Jeder Freelancer sollte eine Berufshaftpflichtversicherung vorweisen können, die ihn (und seine Auftraggeberin bzw. seinen Auftraggeber) gegen potenzielle Schäden absichert.
Was kosten Freelancer?
Wer Freelancer beschäftigt, bezahlt nur für die tatsächlich geleistete Arbeit und spart sich daher viele Kosten, die für Festangestellte anfallen. Wie viel ein Freelancer kostet, hängt unter anderem von der Art der Tätigkeit sowie der angebotenen Expertise und Branche ab. Laut dem von der Projektplattform freelancermap erstellten Freelancer-Kompass, für den im Frühjahr 2023 rund 3.000 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer befragt wurden, hat der durchschnittliche Stundensatz für Freelancer 2023 erstmals die 100-Euro-Marke überschritten. Die höchsten Honorare rufen demnach mit jeweils 119 Euro pro Stunde SAP-Berater und Berater für Managementthemen auf. Am günstigsten sind mit durchschnittlich 72 Euro Stundenhonorar Freelancer aus den Bereichen Grafik, Content und Medien. 44 Prozent der Befragten gaben an, ihre Preise für jedes Projekt neu zu kalkulieren. Ein weiteres Drittel passt den eigenen Stundensatz individuell pro Kunde an.
Wo findet man geeignete Freelancer?
Erste Wahl bei der Suche nach externer Unterstützung sind Empfehlungen, zum Beispiel von befreundeten Unternehmerinnen bzw. Unternehmern. Auch ein Anruf bei der lokalen Handels- oder Handwerkskammer kann unter Umständen hilfreich sein. Ansonsten werden Freelancer häufig von klassischen Personaldienstleistern vermittelt. Auf dem Vormarsch sind zudem Internetplattformen, auf denen Freelancer sortiert nach Branchen ihre Dienstleistungen anbieten und Auftraggeberinnen bzw. Auftraggeber Projekte einstellen können, für die sie Unterstützung benötigen. Der größte Marktplatz für Freelancer im deutschsprachigen Raum ist eigenen Angaben zufolge mit mehr als 217.000 registrierten Freiberuflern freelance.de. Die Plattform freelancermap wendet sich mit mehr als 70.000 aktiven Profilen insbesondere an Unternehmen der IT- und Engineering-Branche.
Gibt es staatliche Förderung?
Das hängt von der Art des Projekts ab. Im Rahmen des Bundesprogramms „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ etwa können sich Unternehmen von qualifizierten Beraterinnen bzw. Beratern zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung beraten lassen und dafür einen nicht rückzahlbaren Zuschuss erhalten. Förderung für externe Beratungs- und Umsetzungsleistungen für Digitalisierungsmaßnahmen im Handwerk und mittelständischen Betrieben gibt es im Programm „go-digital“. Beratungsleistungen zur Vorbereitung und Durchführung von technischen und Produkt-Verfahrensinnovationen werden im Programm „go-inno“ des Bundes gefördert. Die Beratungsleistungen werden jeweils zeitlich begrenzt mit einer Förderquote von 50 Prozent auf einen maximalen Beratertagessatz von 1.100 Euro netto bezuschusst.
„Digitalisierung, demografischer Wandel, Dekarbonisierung und immer neue Krisen erfordern Flexibilität und Schnelligkeit von Unternehmen und Verwaltung. Soloselbstständige und andere externe Experten leisten einen entscheidenden Beitrag bei der Bewältigung dieser Herausforderungen“, betonte anlässlich der Vorstellung der IW-Studie Bertram Brossardt, Hauptgeschäftsführer der vbw. In den Unternehmen, die sowohl Soloselbstständige als auch größere Dienstleister einsetzen, gibt es demnach eine gezielte Arbeitsteilung. Während die größeren Dienstleister eher etablierte Technologien wie Cloud-Anwendungen, digitale Vertriebstools, Big-Data-Analysen oder auch moderne additive Fertigungsverfahren wie den 3D-Druck implementieren, seien Soloselbstständige schneller darin, sich in neueste Technologien wie zum Beispiel KI einzuarbeiten. Anzeichen dafür, dass Fremdpersonal vor allem eingesetzt wird, um Festangestellte zu ersetzen, finden sich laut der IW-Studie übrigens keine.
Alle Angaben ohne Gewähr; Stand: Juli 2023
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