Ausweise, Zeugnisse, Versicherungsunterlagen – wichtige Dokumente nach einem Verlust wiederzubeschaffen kann zeitaufwendig, stressig und auch teuer werden. In manchen Fällen ist es sogar unmöglich, Ersatz zu beschaffen, beispielsweise bei Qualifizierungsnachweisen oder Arbeitszeugnissen. Besonders umsichtig handelt deshalb, wer alle wichtigen Schreiben an einem Ort aufbewahrt. Im Notfall, zum Beispiel weil es brennt oder ein Hochwasser bevorsteht, können Sie so alles Wichtige mit einem Handgriff mitnehmen.
Dokumente – im Notfall alles griffbereit
Warum braucht man einen Notfallordner?
Egal, ob Sie das Haus schnell verlassen müssen oder ob Ihnen etwas zustößt: Ein Notfallordner hilft, sich selbst und die Familienangehörigen abzusichern und in der schwierigen Zeit danach alles griffbereit zu haben.
Was gehört in einen Notfallordner?
In einen solchen Notfallordner gehören laut einer Empfehlung des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe zum Beispiel das Familienstammbuch beziehungsweise die Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden aller Familienangehörigen sowie ein Staatsbürgerschaftsnachweis, wenn dieser benötigt wird. Diese Dokumente sollten Sie unbedingt im Original sichern.
Als Original oder als beglaubigte Kopie fügen Sie zudem folgende Unterlagen hinzu:
- Kontoverträge und Bankvollmachten,
- Versicherungspolicen,
- Sparbücher oder Wertpapiere,
- Renten- oder andere Einkommensbescheinigungen sowie den letzten Einkommensteuerbescheid,
- Zeugnisse von Schulen oder Hochschulen beziehungsweise von Instituten, bei denen Sie eine Zusatzausbildung absolviert haben, sowie der Gesellen- und Meisterbrief,
- Miet- und Leasingverträge,
- Eheverträge,
- Zertifikate über wertvolle Gegenstände, wie etwa Bilder, Antiquitäten oder ähnliches sowie
- Testamente, Vollmachten, Betreuungs- und Patientenverfügungen.
In Kopie können Sie zum Beispiel folgende Dokumente beilegen:
- Personalausweis oder Reisepass,
- Führerschein und Fahrzeugpapiere,
- Grundbuchauszug Ihrer Immobilie,
- Krankenversicherungskarte und Impfpass,
- Meldenachweise beziehungsweise Bescheide der Agentur für Arbeit,
- Mitgliedsbescheinigungen von Verbänden, Vereinen oder anderen Organisationen und
- Rechnungen, die Ihre offenen Zahlungsansprüche belegen.
Wie und wo sollten die Unterlagen aufbewahrt werden?
Verstauen Sie sämtliche Papiere in eine wasserdichte und feuersichere Aktentasche. Diese ist im Fachhandel für rund 20 Euro aufwärts erhältlich. Die Tasche sollte an einem leicht zugänglichen Ort liegen, an dem Sie ohnehin vorbeikommen, wenn Sie das Haus oder die Wohnung schnell verlassen müssen. Informieren Sie auch andere Mitglieder des Haushalts darüber, wo Sie den Notfallordner aufbewahren, sodass Ihre Angehörigen die wichtigen Dokumente auch dann in Sicherheit bringen können, wenn Sie nicht anwesend sind.
Gut zu wissen
Auf der Webseite des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe finden Sie weitere zahlreiche und hilfreiche Tipps, um auf besondere Situationen gut bereitet zu sein.
Können die Unterlagen auch digital gesammelt werden?
Als Alternative bietet es sich an, alle wichtigen Dokumente einzuscannen und digital abzuspeichern. Viele kombinieren auch den Papier- und den Digital-Notfallordner miteinander. Während die Dokumententasche bei Ihnen zu Hause lagert, wird der Speicher bei Verwandten, Freunden oder bei einem Notar deponiert. So sind im Ernstfall vielleicht die Originale verloren gegangen, aber Sie haben dennoch wichtige Informationen, wie zum Beispiel Versicherungsnummern und Vollmachten, parat.
Sie können die digitalen Dokumente alternativ auch in einer Cloud, also in einem externen Speicher im Internet hinterlegen. Bei der Auswahl einer solchen Cloud sollten Sie jedoch darauf achten, dass Sie einen Anbieter aus Deutschland oder zumindest aus der Europäischen Union wählen. Nur bei diesen Unternehmen greift das umfassende deutsche beziehungsweise europäische Datenschutzrecht. Ein doppelter Zugriffsschutz, die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung, sorgt dafür, dass Ihre Unterlagen vor unberechtigtem Einsehen möglichst sicher sind.
