Das eigene Café eröffnen: Tipps zur Unternehmensgründung

Was sind die optimalen Voraussetzungen?

In Deutschland gab es im Jahr 2020 nach Angaben des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbandes e.V. (DEHOGA) 10.603 umsatzsteuerpflichtige Cafés. Diese Unternehmen waren finanziell so erfolgreich, dass diese in 2020 insgesamt bei 2,3 Milliarden Umsatz erwirtschaftet haben. Auf der anderen Seite mussten aber auch 1.775 Gastgewerbe im Jahr 2020 nach Angaben des Statistischen Bundesamtes Insolvenz anmelden. Oftmals waren hier mangelndes Know-how oder ungenügende Kenntnisse im Gastronomiebereich die Gründe für das Misslingen.

Über Wohl und Wehe entscheiden bei einer Unternehmensgründung nämlich häufig der berufliche Background und das erworbene Branchenwissen. Zwar brauchen Sie in Deutschland generell keine bestimmte Berufsausbildung, um einen Gastronomiebetrieb zu eröffnen. Gastronomische Erfahrung erleichtert das Vorhaben aber ungemein. Wenn Sie sich also mit einem eigenen Cafébetrieb selbstständig machen möchten, dann sollten Sie im Vorfeld unbedingt alle wichtigen Informationen einholen, die Ihnen bei diesem Vorhaben helfen. Handeln Sie nach dem Motto: „Gut geplant ist halb gewonnen!“

Vergessen Sie nicht: Auch ein kleines und gemütliches Café ist schlussendlich ein Wirtschaftsunternehmen. In der Planungsphase und nach Eröffnung sind deshalb sehr viele unterschiedliche Faktoren zu beachten: Welche Zielgruppe spreche ich mit meinem Angebot an? Welche Kosten kommen auf mich zu? Welchen Standort wähle ich? Welche Speisen und Getränke biete ich an? Wie locke ich Kunden zu mir? Welche Fixkosten sind üblich und tragbar? All diese Fragen sollten Sie genau beantworten können, bevor Sie sich an die Realisierung Ihres Traums machen!

Welche Gründungskosten kommen auf mich zu?

Die Kosten werden von vielen Gründern häufig unterschätzt. Schließlich müssen Sie eine ganze Reihe Rechnungen bezahlen, schon bevor der erste Kunde Ihr neues Lokal betritt. Die Wahl des Standorts hat hier eine entscheidende Bedeutung: Sie hat Einfluss auf Klientel und Laufpublikum sowie auf die Kosten der Eröffnung. Das ist nur logisch: Wenn Sie für Ihr Café Räumlichkeiten im Herzen einer Großstadt anmieten, sind die Fixkosten durch die höheren Mieten deutlich größer, als beispielsweise in ländlichen Gegenden. Auch die gastronomische Ausstattung kostet viel Geld. Allein für eine professionelle Kaffeemaschine können Sie mit mehreren Tausend Euro Anschaffungskosten rechnen. Hinzu kommen zahlreiche zusätzliche Ausgaben:

• weitere Küchenausstattung
• Umbau der Räumlichkeiten (Toiletten, Stromanschlüsse, Wasserleitungen etc.)
• Möbel
• Besteck und Geschirr
• Dekoration

Zusätzlich müssen Sie mit nicht unerheblichen Kosten für behördliche Genehmigungen rechnen. Der bürokratische Aufwand ist nicht zu unterschätzen: Sie brauchen eine Konzession für den Verkauf von Speisen und ggf. für den Alkoholausschank, ein Gesundheitszeugnis, natürlich einen Gewerbeschein und viele weitere Bescheinigungen und Unterlagen – beispielsweise, wenn Sie öffentliche Stellplätze anbieten oder auch spätabends öffnen möchten. Das Prozedere zur Genehmigung einer Café-Neueröffnung unterscheidet sich allerdings von Bundesland zu Bundesland. Deshalb sollten Sie sich bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer (IHK) an Ihrem Geschäftsstandort über die lokalen Vorschriften informieren.

Café eröffnen ohne Eigenkapital? Das ist zu riskant!

Sie sollten mit Gründungskosten von ca. 50.000 Euro rechnen. Je nach Wohnort, Lage und Ausstattung können diese Kosten zwar stark variieren, doch mit einer mittleren fünfstelligen Summe lässt sich auf jeden Fall kalkulieren. Zudem verhält es sich hier ähnlich wie bei einer Baufinanzierung: Ohne einen ausreichenden Anteil an Eigenkapital ist das unternehmerische Risiko schlichtweg zu groß. Ihr Businessplan sollte demnach so ausgelegt sein, dass Sie das Eigenkapital mit ca. 25 Prozent bemessen. Bei einer Investitionssumme von 50.000 Euro wären das 12.500 Euro.

Das restliche Geld können Sie sich leihen. Nutzen Sie dafür entweder das spezielle Unternehmensgründer-Angebot der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) oder die Kreditofferten Ihrer Hausbank: beispielsweise den Postbank Business Kredit direkt mit günstigen Online-Konditionen.

Eine besonders kreative Geschäftsidee lässt sich auch mit einer sogenannten Crowdfunding-Kampagne realisieren. Hierbei sammeln Sie das Geld über eine Internetplattform von privaten Investoren ein. Eine weitere spannende Option zur Kostenminimierung bieten Franchise-Unternehmen, von denen Sie eine Geschäftsidee gegen laufende Provisionsgebühren übernehmen. Zu den bekanntesten Franchisern der Gastronomieszene gehören u. a. Coffee Fellows, Segafredo Zanetti, CUP&CINO, Baristaz Coffee Heroes, Tasty Donuts & Coffee und natürlich Starbucks.

Die heiße Phase: Umsatzplanung und Marketing für das eigene Café

Sie haben Ihren Gründerkredit in der Tasche, die Lokalität ist nach Ihren Vorstellungen eingerichtet und Sie haben sich Gedanken über das Angebot auf Ihrer Speisekarte gemacht? Sehr gut – dann sind Sie schon einen großen Schritt weiter! Sie sollten jetzt noch die laufenden Kosten und Einnahmen des Cafés so ausrichten, dass Sie am Monatsende keine böse Überraschung erleben. Das ist nicht ganz einfach, denn schließlich können Sie nur schätzen, wie viele Menschen Sie in den nächsten Wochen besuchen werden. Genau deshalb sollten Sie Ihre Arbeit nicht unter Wert verkaufen!

Zu einer hieb- und stichfesten Umsatzplanung gehört eine realistische Einschätzung der machbaren Gewinne. Wenn Sie z. B. für einen Milchkaffee 3,70 Euro veranschlagen, dann müssen Sie 27 Tassen davon verkaufen, um knapp 100 Euro umzusetzen. Das ist allerdings noch nicht Ihr Gewinn. Diese Aufwände sind noch gegenzurechnen:

• Wareneinsatz
• Strom & Wasser
• Mieten
• Versicherungen (Stichwort: Betriebshaftpflicht)
• Marketing
• Telefon/Internet
• Personal
• Wartungsverträge
• andere Posten

Beachten Sie auch, dass Sie für den Verkauf von Waren Umsatzsteuer abführen müssen. Hier ist das deutsche Steuerrecht etwas komplizierter: Während ein normaler Kaffee mit 19 Prozent besteuert wird, fallen für einen Cappuccino mit mindestens 75 Prozent Milchanteil nur 7 Prozent Mehrwertsteuer an. Die verringerte Mehrwertsteuer von 7 Prozent gilt auch, wenn Sie Ihren Gästen lediglich Stehtische zur Verfügung stellen, Ihre Ware ausschließlich an einer Theke verkaufen und/oder keinen Bedienservice anbieten. Um für anfallende Steuernachzahlungen gewappnet zu sein, sollten Sie aber im besten Fall 20 Prozent Ihres Umsatzes für das Finanzamt zur Seite legen.

Das klingt zunächst nach einer Menge finanzieller Disziplin. Doch um zu sehen, was Ihr Café tatsächlich abwirft, ist ein wenig Kontrolle und Ordnung notwendig. Mit einer guten Marketingstrategie – die Sie sowohl offline als auch online vorantreiben sollten – locken Sie zahlende Kundschaft und können so Ihre Umsatzplanungen verwirklichen. Überlegen Sie dafür, wie Sie mit Ihrem Gastronomiebetrieb noch mehr Umsatz generieren könnten. Möglichkeiten gibt es genug:

• Vermieten Sie das Lokal für private Feiern.
• Verkaufen Sie Ihre Speisen außer Haus oder online.
• Etablieren Sie Treue- und Rabattcoupons für wiederkehrende Kunden.
• Besuchen Sie Messen und Fortbildungen, um zu netzwerken und neue Geschäftsideen zu erhalten.
• Veranstalten Sie Events wie Lesungen, Konzerte oder Backkurse.
• Bieten Sie einen WLAN-Hotspot an, um die Verweildauer der Gäste zu verlängern.
• Ermöglichen Sie Ihren Kunden außerdem eine Online-Tischreservierung.
• Setzen Sie auf moderne Mobile-Payment-Systeme für mehr Kundenservice.

Seien Sie vor allem kreativ und versuchen Sie, mit Ihrem Café aus der breiten Masse an Angeboten hervorzustechen. Egal, ob Sie Ihr Speisenangebot rein vegan ausrichten oder opulente Torten nach Großmutters Geheimrezept anbieten – Gäste erhoffen sich von einem Besuch in einem Gastronomiebetrieb immer etwas Besonderes. Wenn Sie diese Erwartungshaltung erfüllen und Ihre Zielgruppe in puncto Qualität und Service zufriedenstellen, wird Ihr Geschäftsmodell auch erfolgreich sein.