Mobiles Office – arbeiten Sie doch, wo Sie wollen!

Was versteht man unter einem mobilen Office?

Sobald Sie Ihre gesamte Arbeitszeit nicht an einem festen Arbeitsplatz verbringen (von Meetings und Besprechungen einmal abgesehen), kann von mobilem Arbeiten gesprochen werden. Für die verschiedenen Varianten des mobilen Arbeitens gibt es unterschiedliche Begriffe: Während Homeoffice lediglich bedeutet, dass Sie einen Teil Ihrer Arbeit von zu Hause aus verrichten, existiert bei Telearbeit kein fester Arbeitsplatz im Unternehmen, und Sie arbeiten ausschließlich vom Heimarbeitsplatz oder anderen Orten aus. Gerade bei Selbstständigen ohne Angestellte ist Telearbeit die klassischste Arbeitsform.

Digitalisierung macht mobil!

Jeden Tag woanders arbeiten – das klingt spannend, aber wie soll das organisierbar sein? Möglich macht es der Arbeitsplatz 4.0: Werden Arbeitsplätze digitaler gestaltet, sind Menschen wesentlich unabhängiger in der Wahl ihres Arbeitsortes. In zunehmend mehr Unternehmen entstehen zentralisierte Speicherlösungen für gemeinsam genutzte Dokumente, die beispielsweise über Server oder Cloud-Dienste jederzeit und von überall abrufbar sind. Auch digitale Projektpläne und Kommunikationsanwendungen ermöglichen es Ihnen, sich stets einen aktuellen Überblick über ausstehende Aufgaben und die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen zu verschaffen. Dafür sorgt nicht zuletzt die sogenannte Clean Desk Policy. Hierbei geht es weniger um Hygiene als vielmehr darum, möglichst wenig Dokumente und Notizen auf dem Schreibtisch herumfliegen zu haben. Wichtige Unterlagen sollten digitalisiert werden, um immer und für jeden abrufbar zu sein.

Geteilter Schreibtisch oder doch lieber Co-Working-Space?

Ob Sie sich in einem externen Büro einmieten, von zu Hause aus arbeiten oder lediglich in Ihrem Unternehmen regelmäßig den Arbeitsplatz wechseln, hängt von Ihren Aufgaben und Ihrem Arbeitgeber ab. Beim Desk Sharing beispielsweise sind in den Büroräumen weniger Arbeitsplätze vorhanden, als es Angestellte gibt. Die Arbeitszeit wird entsprechend auf Homeoffice und Büroanwesenheit verteilt. Dadurch gibt es keine festen Arbeitsplätze – jeden Morgen wird die Sitzordnung neu gestaltet. Das sorgt für ein dynamischeres Umfeld und belebende Abwechslung. Allerdings müssen hier an allen Arbeitsplätzen dieselben Voraussetzungen gegeben sein. Konzepte wie das Activity Based Working gehen einen Schritt weiter und stellen verschiedene Arten von Arbeitsplätzen zur Verfügung, wie Stillarbeitsplätze oder Gruppenarbeitsplätze. So wird der Arbeitsplatz ausgewählt, der zu den Tagesaufgaben passt – und sonst wird sich einfach umgesetzt.

Ein ähnliches Konzept verfolgen sogenannte Co-Working-Spaces: Hier bietet ein externer Dienstleister Büroräume an, die tage-, wochen- oder monatsweise angemietet werden können. Diese Räumlichkeiten sind meist mit einer kompletten Infrastruktur ausgestattet, es reicht also, wenn Sie Ihren Laptop und die wichtigsten Dokumente mitbringen. Diese Variante empfiehlt sich jedoch eher, wenn Sie selbstständig arbeiten, da die Miete der Büros einen zusätzlichen Kostenfaktor zu den unternehmenseigenen Büroräumen darstellt. Außerdem teilen Sie sich oft ein Großraumbüro mit anderen Menschen – lautes Reden oder Telefonieren ist hier nicht gern gesehen. Selbstständige, die sich etwas Gesellschaft wünschen, sind in Co-Working-Spaces beispielsweise an der richtigen Adresse.

Darum wird das mobile Office immer beliebter

Die Vorteile des mobilen Arbeitens liegen auf der Hand: In den häufig eintönigen Büroalltag kommt etwas Abwechslung. Viele profitieren von diesem Tapetenwechsel: Arbeitnehmer berichten von höherer Produktivität im Homeoffice, da sie hier meist ungestörter arbeiten können. Gleichzeitig ist mobiles Arbeiten oft essenziell für die ideale Work-Life-Balance: Die Betreuung von Kindern oder Angehörigen wird Arbeitnehmern erleichtert, und Sie können zwischendurch kurz einkaufen gehen oder einen Termin wahrnehmen – so bleibt abends mehr Zeit für andere Dinge. Doch nicht immer findet das mobile Arbeiten in den eigenen vier Wänden statt: Gerade in der IT-Branche ist es üblich, dass Entwickler und Programmierer regelmäßig beim Kunden arbeiten und deren Büroräume mitnutzen, um so besonders erfolgreich an gemeinsamen Projekten arbeiten. Bleiben Arbeitnehmer im Homeoffice, sparen sie sich außerdem den Arbeitsweg – inklusive Stau oder Verspätungen.

Einsame Überstunden im Homeoffice – die Tücken des mobilen Arbeitens

Zu Recht zögern viele Unternehmen aktuell noch, mobiles Arbeiten in ihrem Betrieb einzuführen – die Freiheiten des mobilen Arbeitens können schnell zu Herausforderungen werden. So liegt es am Arbeitnehmer, während der Arbeitszeiten permanent erreichbar zu sein – sowohl für Kunden als auch für die eigenen Kollegen. Schnelle Absprachen im Büro gestalten sich durch die Abwesenheit etwas schwieriger. Und wer zu lange allein sitzt, kann sich schnell einsam fühlen. Deshalb nutzen viele Arbeitnehmer eine Hybridlösung, bei der sie einige Tage im Büro arbeiten und die restlichen Arbeitstage unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten. Auch die Datensicherheit ist spätestens seit DSGVO ein Thema: Ein Kundentelefonat in der Bahn, bei dem sensible Daten preisgegeben werden könnten, ist genau so tabu wie wichtige Dokumente, die in der ganzen Wohnung verstreut oder im Co-Working-Space vergessen werden. Überhaupt ist die Trennung von Privatleben und Arbeit für Menschen, die häufig mobil arbeiten, nicht ganz so leicht: Wer das Lieblingscafé beispielsweise zum neuen Arbeitsplatz auswählt, weil er sich dort später mit Freunden trifft, sollte pünktlich zum Feierabend alle Unterlagen wegpacken und den Laptop ausschalten – und nicht nebenbei noch schnell die Arbeitsmails checken! Dies schlägt sich auch in den Arbeitszeiten von Menschen im mobilen Office nieder. Hier wird – im Gegensatz zur landläufigen Meinung – nicht zu wenig, sondern tatsächlich eher zu viel gearbeitet.