Kunden­ge­schenke und Com­pliance: 5 wich­tige Tipps

Gerade gegen Jahresende, sprich rund um die Weihnachtszeit, ist es üblich, sich bei Kunden und Kundinnen sowie Geschäftspartner:innen für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Präsent erkenntlich zu zeigen. Denn gute Beziehungen sind wichtig – und diese brauchen Pflege, das ist in der Geschäftswelt nicht anders. Geschenke am Arbeitsplatz sind jedoch nicht unproblematisch: Wer ein Präsent oder eine Einladung gutgläubig annimmt, kann sich schnell der Korruption verdächtigt machen. Die Sorge unter Mitarbeitenden ist daher beim Thema Kundengeschenke und Compliance durchaus berechtigt. Doch nicht jedes Kundengeschenk geht automatisch mit Interessenkonflikten einher und in den meisten Fällen wird vom Beschenkten auch keine Gegenleistung erwartet. Noch mehr: Geschenke unter Geschäftspartner:innen geradewegs abzulehnen, kann insbesondere im internationalen Business nachteilige Konsequenzen mit sich bringen.

Aus diesen Gründen ist für jede Firma – unabhängig von der Unternehmensgröße – eine Compliance-Richtlinie für Geschenke empfehlenswert. Damit können Sie konkret vorgeben, wo ein möglicher Bestechungsversuch beginnt.

Vermeintlich harmlose Geschenke wie Konsumgüter und andere kostspielige Gefälligkeiten sind seit jeher ein gängiges Korruptionsmittel. Strafrechtliche Folgen ergeben sich, wenn Angestellte eines Unternehmens ein Präsent annehmen und der schenkenden Person dafür beispielsweise einen lukrativen Auftrag als Gegenleistung verschaffen. Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr ist kein Kavaliersdelikt und zieht empfindliche Strafen nach sich. Das gilt sowohl für Schenkende als auch für diejenigen, die sich mit einem Präsent bestechen lassen.
Im arbeitsrechtlichen Kontext gibt es jedoch keine gesetzlichen Vorgaben, ob Personal ein teures Weihnachtsgeschenk nun annehmen darf oder nicht. Die Rechtsunsicherheit führt nicht selten dazu, dass Unternehmen auf Geschenke verzichten oder Angestellte sich nicht trauen, etwas anzunehmen. In der Praxis hat es sich bewährt, mit einer Compliance-Richtlinie Klarheit zu schaffen und Missbrauch vorzubeugen.

Compliance im Zusammenhang mit Kundengeschenken bedeutet, eindeutige Regelungen für den Umgang mit Präsenten und Einladungen zu schaffen. Damit unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden dabei, richtige Entscheidungen zu treffen und Ihnen gegebenenfalls mögliche Verstöße zu melden. Damit Ihre Compliance-Richtlinie für Geschenke effektiv im Betriebsalltag funktioniert, gibt es einige wesentliche Punkte zu berücksichtigen.

Besonderes Augenmerk sollten Sie auf Personal legen, das zum Beispiel im Einkauf arbeitet oder über die Vergabe von Aufträgen entscheidet. In diesen Bereichen mit direktem Kundenkontakt und Entscheidungsbefugnis können Geschenke am ehesten den Anschein einer Gegenleistung erwecken. Grundsätzlich sollte die Compliance-Richtlinie aber für alle Mitarbeitenden gelten und auch Personen einschließen, die zum Beispiel als Freelancer:innen im Namen des Unternehmens tätig sind. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, nahe Familienangehörige in den Geltungsbereich aufzunehmen. Wenn die Ehefrau des Geschäftsführers reich beschenkt wird, drängt sich unweigerlich der Verdacht einer Bestechung auf.

Kugelschreiber, Kalender und weitere herkömmliche Werbegeschenke sind in vielen Branchen verbreitet. Diese Art Geschenke sollten Sie daher nicht überbewerten. Vielmehr liegt der Fokus einer Compliance-Struktur in Unternehmen auf Kundengeschenken, die über die „sozialadäquate“ Norm hinausgehen. Dabei handelt es sich um Präsente, die sich als Beeinflussung des oder der Beschenkten ansehen lassen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein:e Geschäftspartner:in eine:n Ihrer Mitarbeitenden zu einem Trip auf einer Luxusyacht einlädt. Stellen Sie daher in Ihrer Compliance-Richtlinie klar, ab welcher Wertgrenze Ihr Personal mit Ihnen Rücksprache halten muss. Im genannten Beispiel der Bootstour wäre hier der Preis anzusetzen, der dafür üblich sein könnte.

Formulieren Sie unmissverständlich für Ihre Angestellten, unter welchen Umständen sie Geschenke akzeptieren dürfen. Die Annahme von Geschenken sollte beispielsweise nicht mit einer konkreten Geschäftsentscheidung oder einem Vertragsabschluss einhergehen. Weihnachten stellt einen legitimen Anlass für Geschenke unter Geschäftspartner:innen dar. Wenn ein Vergabeverfahren für Aufträge läuft, bekommt das Präsent dagegen einen negativen Beigeschmack.

Was genau unter die Defintion eines Kundengeschenks für Compliance fällt – bei diesem Punkt besteht mitunter Interpretationsspielraum. Erklären Sie Ihrem Personal daher explizit, was Sie darunter neben den klassischen Geschenken wie einer Schachtel Pralinen verstehen. Mit einer möglichst umfassenden Auflistung vermeiden Sie Unklarheiten. Denken Sie dabei auch an alternative Zuwendungen wie zum Beispiel eine kostenlose Dienstleistung, ein Jobangebot für einen Verwandten oder einen Finanzkredit.

Eine offene Unternehmenskultur trägt zu einer funktionierenden Compliance-Struktur bei. Haben Sie ein offenes Ohr und bieten Sie Hilfestellung an, wenn sich Angestellte mit Fragen an Sie wenden. Mitarbeitende sollten nicht Angst haben, im Umgang mit Kundengeschenken etwas falsch zu machen. Stellen Sie daher auch klar, dass Ihr Personal die Geschenke nur am Arbeitsplatz empfangen darf. Sendungen an die Privatadresse bergen eher die Gefahr, dass Bestechlichkeit im Spiel sein könnte.

Unternehmen orientieren sich bei der Wertgrenze häufig an der 35-Euro-Freigrenze: Bis zu diesem Betrag pro Kalenderjahr lassen sich sämtliche Geschenke an Geschäftspartner:innen sowie Kunden und Kundinnen steuerlich als Betriebsausgabe absetzen. Kommunizieren Sie auch, wie sich Ihre Mitarbeitenden bei Geschenken verhalten sollen, deren Wert den festgelegten Betrag übersteigt. Sie können beispielsweise jeden Fall einzeln prüfen und gemeinsam eine Entscheidung treffen – oder aber die die Annahme von Geschenken über einer bestimmten Wertgrenze generell untersagen. Definieren Sie in Ihrer Compliance-Richtlinie für Geschenke unbedingt Jahresgrenzen. Denn auch bei mehreren kleinen Präsenten aufs Jahr verteilt kann sich eine „bestechliche“ Summe anhäufen.