Heute eine Dienstreise mit dem Zug zum Kundentermin, nächste Woche eine Konferenz im Ausland – wer als Selbstständige:r und Freiberufler:in viel beruflich unterwegs ist, kann Reisekosten von der Steuer absetzen oder aber Kunden:innen in Rechnung stellen. Damit das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnung anerkennt, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Welche Arten von Reisekosten Sie steuermindernd geltend machen dürfen und wie Sie dabei richtig vorgehen, lesen Sie hier.
Reisekosten von der Steuer absetzen – einfach erklärt
Welche Reisekosten sind absetzbar?
Selbstständige können Steuern sparen – sofern sie wissen, welche Betriebsausgaben sich absetzen lassen und vor allem wie. Die Reisekostenabrechnung ist für selbstständig tätige Personen und Freelancer:innen einer der besten Steuertipps. Denn Betriebsausgaben wie eine Hotelübernachtung oder einen Fahrschein dürfen Sie in der Regel absetzen und sparen damit kräftig Steuern. Um Ihre Reisekosten steuermindernd geltend zu machen, müssen Sie grundsätzlich mehrere Voraussetzungen beachten:
- Es handelt sich klar um eine Dienstreise, d. h. die Reise ist beruflich veranlasst (z. B. ein Messebesuch oder Treffen mit Kunden:innen).
- Sie entfernen sich von Ihrer üblichen Arbeitsstätte und reisen dabei eine gewisse Distanz, es liegt somit eine Auswärtstätigkeit vor.
Die Tabelle im Folgenden bietet Ihnen einen schnellen Überblick zu den abzugsfähigen Reisekosten.
| Kostenart | Erläuterungen |
| Fahrtkosten |
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| Übernachtungskosten |
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| Verpflegungskosten |
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| Reisenebenkosten |
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Tipp
Bewahren Sie alle Belege für Ihre Reisekosten auf, und zwar für mindestens zehn Jahre gemäß Gesetz. Falls Sie Ihre tatsächlichen Kosten nicht nachweisen können und ggf. kein Pauschbetrag anwendbar ist, erkennt das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnung möglicherweise nicht an. Notieren Sie sich zudem die Namen der Reisenden, die Reisedauer inkl. Datum und Uhrzeit und den Anlass der Dienstreise.
Reisekosten als Freiberufler:in absetzen – wie geht das?
Für eine Reisekostenabrechnung gelten keine formalen oder gesetzlichen Vorgaben. Sie können daher Ihre Reisekosten theoretisch in einer einfachen Excel-Tabelle auflisten. Für jede Eintragung müssen Sie entsprechende Belege und Quittungen haben. Ihre Reisenebenkosten dürfen Sie ausnahmsweise durch Eigenbelege nachweisen. Einen Beleg können Sie zum Beispiel selbst ausstellen, wenn Sie im Restaurant der Bedienung ein Trinkgeld geben. Für einen Eigenbeleg sind folgende Informationen nötig: Zahlungsempfänger:in, Art der Aufwendung, Datum, Begründung für den Eigenbeleg und Ihre Unterschrift. Die Reisekosten gehören nach der einfachen Buchführung als Betriebsausgaben in Ihre Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR), mit der Sie Ihren Gewinn feststellen. Ihre Reisekosten machen Sie hier folgendermaßen steuerlich geltend:
- Die Übernachtungs- und Reisenebenkosten Ihrer Dienstreise erfassen Sie unter den sonstigen unbeschränkt abziehbaren Betriebsausgaben in der Zeile 50.
- Die Verpflegungsmehraufwendungen tragen Sie in der Zeile 69 ein.
- Die Fahrtkosten gehören in die Zeilen 81 ff.
Berücksichtigen Sie dabei, dass die Reisekosten stets notwendig und in der Höhe angemessen sein müssen. Die Übernachtungskosten für ein Mittelklassehotel gelten im Normalfall als verhältnismäßig. Wenn Sie dagegen in einem teuren Luxushotel übernachten, obwohl es adäquate Alternativen gibt, können Sie die Mehrkosten gegenüber dem Finanzamt nur schwer rechtfertigen.
Tipp
Eine Reisekostenabrechnung ist keine leichte Sache und hat so ihre Tücken. Einfacher machen Sie es sich mit einer Reisekostenabrechnung-Software, die gesetzlich auf dem neuesten Stand ist und Schnittstellen zu Ihrem Buchhaltungssystem bietet.
Was ist, wenn ich eine Dienstreise mit einer privaten Reise verbinde?
Wer geschäftlich unterwegs ist, möchte vielleicht hin und wieder ein paar Tage Urlaub hinten an die Dienstreise dranhängen. Den geschäftlichen Anteil Ihrer Reisekosten dürfen Sie in diesem Fall als Betriebsausgaben absetzen, nicht aber die Kosten für private Urlaubszeit. Diese Regelung gilt auch, wenn beispielsweise Ihr Partner oder Ihre Partnerin Sie auf der Dienstreise begleiten. Sie können in dem Fall nicht die Kosten für ein Doppelzimmer für zwei Personen erfassen, sondern nur die Rate eines Einzelzimmers. Bitten Sie das Hotel um eine Rechnung über ein Einzelzimmer, damit Sie einen Nachweis für das Finanzamt haben. Falls dies nicht möglich ist, legen Sie Ihrer Reisekostenabrechnung die Preisliste der Unterkunft bei.
Wie kann ich als Freiberufler:in meine Fahrtkosten in Rechnung stellen?
Reisekosten sind für Freiberufler:innen und Selbstständige darüber hinaus aus einem anderen Grund ein wichtiges Thema: Falls Sie im Auftrag von Kunden:innen eine Dienstreise unternehmen und dabei Reisekosten anfallen, ist es üblich, diese in Rechnung zu stellen. Falls Sie die Kosten einer Dienstreise weitergeben möchten, ist es allerdings erforderlich, dass es hierfür eine entsprechende Vereinbarung gibt. Wie Sie die Reisekosten in Rechnung stellen, hängt von der gewählten Abrechnungsmethode ab:
- Sofern Ihnen die Reisekosten vor der Dienstreise weitestgehend bekannt sind, kann es sinnvoll sein, die Aufwendungen einfach in den Preis einzuberechnen. Führen Sie die Reisekosten in Ihrer Rechnung als separaten Kostenpunkt transparent auf. Kalkulieren Sie nicht zu knapp, damit Ihnen am Ende kein Mehraufwand entsteht.
- Sie können Ihre Spesen und Auslagen auch nach der Dienstreise gesondert in Rechnung stellen. Denken Sie daran, dass für diese Nebenleistungen die Umsatzsteuer anfällt.
- Falls Ihr Auftraggeber oder Ihre Auftraggeberin beispielsweise eine Hotelübernachtung direkt für Sie bucht, unterliegen diese Reisekosten als durchlaufende Posten ausnahmsweise nicht der Umsatzsteuer. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin, welche Methode für Sie am zweckmäßigsten ist.
Merke: Wenn Sie als Freiberufler:in Ihre Fahrtkosten in Rechnung stellen und von Ihren Kunden:innen erstattet bekommen, ist es nicht möglich, diese als Betriebsausgaben geltend zu machen. Betriebsausgaben sind grundsätzlich nur Kosten, die Sie selbst tragen und somit Ihren Gewinn mindern.
