Videokonferenz-Apps – welche passt zu meinem Unternehmen?

Die Corona-Krise dauert an, und mittlerweile haben sich die meisten Unternehmen mit dem „New Normal“ leidlich arrangiert. Mitarbeiter eines Teams treffen sich jetzt wie selbstverständlich beim virtuellen Meeting via Videokonferenz: um Ideen zu besprechen oder gemeinsam an Dateien zu arbeiten. Jedes Tool hat dabei seine eigenen Features – die für verschiedene Firmen unterschiedlich gut geeignet sind. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über die wichtigsten Kommunikationsplattformen.

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MS Teams vs. Zoom – wie finde ich das perfekte Videokonferenz-Tool?

Im Januar 2021 verzeichnete das US-amerikanische Softwareunternehmen Zoom mit seinem Videokonferenz-Dienst 2,33 Milliarden Visits (zum Vergleich: Im Januar 2020 waren es gerade einmal 91,1 Millionen). Corona hat nicht nur unseren Alltag verändert, sondern auch die Arbeitswelt transformiert. Videokonferenzen sind aktueller denn je – denn sie ermöglichen es Teams, sich in Echtzeit virtuell zu vernetzen.

Ebenfalls vom boomenden Geschäft mit Online-Kommunikations-Tools profitiert Microsoft Teams– so wie viele weitere Zoom-Alternativen: darunter Cisco Webex Meetings, Jitsi Meet, Blizz und Demodesk. An Auswahl mangelt es Unternehmen offensichtlich nicht. Gerade deshalb kommen bei Arbeitgebern immer wieder diese und ähnliche Fragen auf: Welches Tool kann meine Mitarbeiter bei ihrer Arbeit am besten unterstützen? Und worauf ist bei der Nutzung der Plattformen zu achten?

Um eine Erkenntnis vorwegzunehmen: Das eine perfekte Tool gibt es nicht. Vielmehr kommt es darauf an, welche Anforderungen die jeweiligen Nutzer haben und zu welchen Zwecken die Kommunikationsplattform hauptsächlich genutzt wird. Darüber hinaus besteht ein wichtiges Kriterium darin, wie gut sich die Anwendung in die vorhandene Unternehmens-IT einbinden lässt. Manche Firmen haben zudem striktere Vorgaben, was den Datenschutz angeht. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht zu den drei größten Tools mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen.

Zoom

Zoom ist das Videokonferenz-Tool des gleichnamigen Unternehmens mit Sitz in San José in den USA. Meistgenutzter Dienst stellt das Produkt „Zoom Meetings“ dar, das sich sowohl über eine Desktop- als auch Smartphone-App nutzen lässt. Zoom erlaubt Online-Videokonferenzen in HD-Qualität und den Austausch von Textnachrichten und Dateien. Beliebt ist außerdem das softwarebasierte Raumsystem „Zoom Rooms“, das Video- und Audiokonferenzen sowie drahtloses Content-Sharing miteinander kombiniert.

Was sind die Vor- und Nachteile von Zoom?

Zoom gehört aufgrund seiner Einfachheit klar zu den Marktführern von Videokonferenz-Diensten. Die Liste an Vorteilen ist erwartungsgemäß lang, es bestehen jedoch einige Vorbehalte.

Vorteile	Zoom ist schnell installiert und von vielen Geräten aus nutzbar – ob Sie im Homeoffice am Computer sitzen oder unterwegs via Smartphone zugreifen. Es eignet sich für verschiedene Nutzungsszenarien, wie etwa virtuelle Teammeetings, Kundengespräche, Online-Trainings und Präsentationen. Neben der Benutzerfreundlichkeit punktet Zoom vor allem mit einer großen Anzahl praktischer Funktionen. Die Kommunikation ist über eine 256-Bit-TLS-Verschlüsselung gesichert. Es besteht die Möglichkeit, End-to-End-Verschlüsselungen für Meetings zu aktivieren.
Nachteile / Hinweise	Zoom geriet bereits mehrfach negativ in das Blickfeld von Datenschutzexperten. Viele der Kritikpunkte wurden durch Updates und neue Schutzfunktionen behoben. Wirkliche Sicherheit bietet jedoch nur die Bezahlversion. Unternehmen sollten zudem darauf achten, einen Serverstandort in Europa auszuwählen. Die kostenpflichtigen Lizenzen sind jeweils nur von einem Moderator nutzbar. Bei größeren Unternehmen mit mehreren Teams summieren sich die Kosten entsprechend.
Am besten geeignet für	Zoom empfiehlt sich grundsätzlich für Unternehmen sämtlicher Branchen, vom Dienstleistungssektor bis zum Bildungsanbieter. Dank einfacher Handhabung eignet es sich auch für die virtuelle Face-to-Face-Beratung mit Kunden. Kleinere Unternehmen können Zoom kostenlos nutzen, hier bestehen allerdings Sicherheitsbedenken. Zudem ist die Meetingdauer, anders als bei der Kaufversion, zeitlich begrenzt.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Tool für Audio-, Video-und Webkonferenzen. In diesem Punkt steht der Dienst dem Konkurrenten Zoom in nichts nach. Wodurch sich MS Teams allerdings wesentlich unterscheidet: Die Anwendung ist Teil von Microsoft 365 und bietet damit insgesamt einen größeren Funktionsumfang.

Was sind die Vor- und Nachteile von Microsoft Teams?

Microsoft ist nach wie vor IT-Standard in deutschen Unternehmen: 2020 lag der Marktanteil von Microsoft Office bei 85 Prozent. Zum Erfolg trägt unter anderem MS Teams bei, das vor allem Vorteile und wenige Nachteile bietet.

Vorteile	Microsoft liegt beim Thema Sicherheit vorn, dieser Punkt gilt auch für die kostenlose Version. Schutzmechanismen sind beispielsweise in Form von Datenverlust-Prävention und lokaler Datenaufbewahrung vorhanden. Microsoft 365 ermöglicht die Integration einer Vielzahl an Add-ons (wie z. B. CRM und SharePoint), wodurch es die Nutzungsmöglichkeiten für Teams immens erweitert.
Nachteile / Hinweise	Die Benutzeroberfläche von MS Teams ist komplex. Aus diesem Grund ist der Schulungsbedarf bei diesem Tool höher.
Am besten geeignet für	MS Team lohnt sich in erster Linie für Unternehmen, die bereits Microsoft-365-Anwendungen nutzen. Aufgrund der Krise bietet Microsoft die Office 365 E1 Lizenzen für sechs Monate kostenlos an, um mehr Unternehmen den Zugang zu Collaboration-Tools zu ermöglichen.

Skype for Business

Skype begann 2003 als Instant-Messaging-Dienst. Später versuchte Microsoft mit Skype for Business, sich im Unternehmensumfeld zu etablieren. Von Videokonferenzen über Telefonie bis hin zu Content-Sharing sind alle wesentlichen Funktionen vorhanden.

Was sind die Vor- und Nachteile von Skype for Business?

Skype for Business ist ein praktisches Tool, das jedoch nur noch für einige Monate verfügbar sein wird: Damit steht spätestens jetzt das Upgrade auf Microsoft Teams an.

Vorteile	Skype bietet seinen Nutzern eine übersichtliche Plattform mit allen gewohnten Funktionen, die von einem professionellen Videokonferenz-Tool zu erwarten sind. Die Anwendung gilt als ausreichend sicher für die gewerbliche Nutzung. Skype for Business lässt sich in weitere Microsoft-Programme integrieren (wie z. B. Microsoft Outlook), was die Kommunikation erleichtert.
Nachteile / Hinweise	Microsoft hat angekündigt, Skype for Business zum 31. Juli 2021 einzustellen. Nutzern wird daher empfohlen, vollständig auf Microsoft Teams zu wechseln.
Am besten geeignet	Skype for Business sieht eine maximale Teilnehmeranzahl für Onlinebesprechungen von 250 Personen vor. Daraus ergeben sich für einige Firmen Einschränkungen, die Konferenzen mit größerer Teilnehmeranzahl durchführen. Der Dienst richtet sich insbesondere an mittlere bis größere Unternehmen. Für kleine Betriebe steht Skype for Business Online zur Verfügung.

Neue Kommunikationskultur – Kaffeeplausch im Homeoffice

Im Arbeitsalltag von Corona kommt Kommunikation oftmals schlicht zu kurz: Sobald Mitarbeiter auf „Meeting verlassen“ klicken, sitzen sie wieder allein im Raum. Was ein kurzer Plausch mit den Kollegen am Kaffeeautomaten oder in der Kantine ausmacht, wird jetzt erst so richtig klar: Im Homeoffice fehlt es an solchen Gelegenheiten, die für ein gutes Miteinander im Team sorgen und die Motivation fördern.

Damit die soziale Komponente nicht zu kurz kommt und das Teamgefühl erhalten bleibt, können sich Arbeitgeber neue Möglichkeiten ausdenken:

Eine „digitale Kaffeeküche“ schafft Situationen für informellen Austausch und beugt damit sozialer Isolation im Homeoffice vor. Das geht über bestehende Tools wie Zoom oder über Dienste wie die Donut-App, die Kollegen nach dem Zufallsprinzip miteinander in Kontakt bringt – so wie es auch in der Küche im Büro passieren könnte.
Verabreden Sie sich mit Ihrem Team zur virtuellen Mittagspause oder läuten Sie mit einem After-Work-Drink gemeinsam den Feierabend ein.
Legen Sie am Ende eines Meetings nicht direkt auf, sondern räumen Sie Zeit für lockere Gespräche ein – bei denen es einmal nicht um berufliche Themen geht.

Zoom, Microsoft Teams oder Skype for Business: Mit einem zum Unternehmen passenden Dienst treffen Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden heute virtuell und halten auch eingeschränkt wertvolle Kontakte.