Guter Vorsatz: endlich Ordnung im Büro

Wie steht es um Ihre Ordnung im privaten Bereich? Während der eine Unterlagen umgehend in Ordner heftet, landen sie bei dem anderen bunt gemischt in der Schublade. Das Prinzip „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist allerdings nur eine recht kurzfristige Lösung. Es birgt die Gefahr, den Überblick zu verlieren, Über­weisungen zu vergessen oder Dokumente mühselig suchen zu müssen, etwa weil sie für die Steuer­erklärung benötigt werden. Der erste Schritt zur Ordnung: sämtliche Dokumente sortieren und nicht mehr Benötigtes entsorgen. Einige Unterlagen sollte man ein Leben lang aufbewahren, andere bis zum Renten­eintritt oder für die gesamte Vertrags­laufzeit. Konto­auszüge machen meist einen nicht unerheblichen Anteil der Dokumente aus. Diese sollten allerdings nicht vorschnell entsorgt werden: „Konto­auszüge können im Streit­fall wichtig sein. Denn sie belegen, wann eine Rechnung beglichen oder wann eine Zahlung im Rahmen eines Vertrages, beispielsweise eines Miet- oder Versicherungs­vertrages, geleistet wurde“, erklärt Isabell Gusinde von der Postbank. Privat­personen sollten daher Rechnungen mindestens zwei Jahre aufheben, Bankunterlagen mindestens vier Jahre. Geht ein Kontoauszug doch mal verloren, kann er bei der Bank nachbestellt werden: „Kreditinstitute müssen Belege mindestens zehn Jahre archivieren. Eine Nach­bestellung ist in der Regel kostenpflichtig“, ergänzt Isabell Gusinde.

Fiskus kontrolliert 

Wer Arbeits­kosten, Fahrt­kosten und Maschinen­kosten für haushaltsnahe Dienst­leistungen, zum Beispiel von Reinigungs­kraft und Gärtner, oder für Hand­werker­leistungen steuerlich absetzen möchte, sollte seine Konto­auszüge mit den entsprechenden Abbuchungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. „Zwar kommt eine Kontrolle durch die Finanz­verwaltung selten vor, jedoch muss der Steuer­zahler auf Verlangen seine Ausgaben nachweisen können“, erklärt die Postbank Expertin. Eine Frist zur Aufbe­wahrung des Steuer­bescheides und der Steuer­unterlagen gibt es für Privatpersonen nicht mehr. Sobald der Steuer­bescheid rechtskräftig ist, können die dazu­gehörigen Belege entsorgt werden. Dies gilt nicht für Gewerbe­treibende, Selbst­ständige, Unter­nehmer sowie Vielverdiener mit einem Einkommen von mehr als 500.000 Euro im Jahr, hier gelten deutlich längere Aufbe­wahrungs­fristen.