Stapeln sich bei Ihnen die Papierberge in Schubladen und Schränken? Dann ist es an der Zeit für eine gründliche Aufräumaktion. Doch welche Unterlagen dürfen Sie getrost dem Reißwolf überlassen und welche müssen Sie noch ein paar Jahre archivieren? Was viele nicht wissen: Auch im privaten Bereich gibt es Aufbewahrungsfristen für Dokumente zu beachten. Alles Wissenswerte zu den Aufbewahrungsfristen für Kaufbelege, Steuerunterlagen, Kontoauszüge und Co. finden Sie hier.
Aufbewahrungsfristen für Dokumente: Was kann weg?
Wer muss Aufbewahrungsfristen für Dokumente beachten und warum?
Die Aufbewahrungspflicht legt fest, welche Unterlagen Sie archivieren müssen und für wie lange. Aufbewahrungsfristen können unterschiedlich lang sein. Dabei spielt es zunächst eine Rolle, um welche Schriftstücke es sich handelt und ob diese Sie im privaten oder geschäftlichen Umfeld anfallen. Hier gibt es generelle Unterschiede:
- Privatpersonen: Privatpersonen unterliegen nicht der Aufbewahrungspflicht gemäß Steuer- oder Handelsrecht. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen ist wiederum nur für Gutverdiener und Gutverdienerinnen verpflichtend. Dennoch kann es aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein, wichtige Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
- Unternehmen: Im Geschäftsleben existieren verschiedene Unterlagen, wie beispielsweise Rechnungen, Lohnbelege und Buchungsbelege. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente sechs oder zehn Jahre lang (je nach Art der Unterlagen) aufzubewahren. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) geregelt.
- Arbeitgeber: Für Arbeitgeber sind zusätzlich unter anderem die Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitnachweise maßgeblich, die Frist hierfür beträgt zwei Jahre.
- Selbstständige: Selbstständige müssen sich ebenfalls an eine Aufbewahrungsfrist für Dokumente von sechs beziehungsweise zehn Jahren halten.
Warum gelten Aufbewahrungsfristen für Dokumente?
Unternehmen benötigen alle steuerrelevanten Dokumente für das Finanzamt. Wenn das Finanzamt Angaben in der Steuererklärung überprüft, ist es wichtig, diese Unterlagen vorweisen zu können. Ist der Unternehmer nicht dazu in der Lage, Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen, nimmt die Steuerprüfung eine Schätzung vor. Diese ist in den meisten Fällen kostspieliger.
Für Privatpersonen ist eine verfrühte Entsorgung wichtiger Belege unter Umständen ebenfalls mit unnötigen Schwierigkeiten und deutlich mehr Arbeitsaufwand verbunden.
Tipp
Beachten Sie grundsätzlich, dass eine Aufbewahrungsfrist für Dokumente erst am Ende des Kalenderjahres beginnt – bei Verträgen sogar erst nach Ende der Vertragslaufzeit.
Welche gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind für Privatpersonen relevant?
Private Unterlagen dürfen in den Müll wandern, sofern Sie diese nicht mehr benötigen. Denn für die meisten Privatleute existiert keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente. Es gib allerdings ein paar Ausnahmen.
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen
Falls Sie mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Sie dürfen daher als vielverdienende Person Ihre Kontoauszüge und Steuerunterlagen nicht gleich wie andere Privatleute entsorgen.
Aufbewahrungsfrist für Handwerkerrechnungen
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Handwerkerrechnungen betrifft insbesondere Privatleute, die zur Miete wohnen oder eine Immobilie besitzen. Hintergrund für diese Aufbewahrungsfrist ist, dass die Bundesregierung rigoros Schwarzarbeit bekämpft. Daher müssen Sie als Auftraggebende oder Auftraggebender im Zweifelsfall nachweisen können, dass Sie einen legitimen Handwerksbetrieb beschäftigt haben.
Laut § 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) sind insofern auch Privatpersonen dazu verpflichtet, diese wichtigen Dokumente aufzubewahren. Dazu gehören Rechnungen und andere beweiskräftige Schriftstücke. Wenn Sie also 2023 eine Handwerkerrechnung erhalten, darf diese frühestens am 31.12.2025 in die Altpapiertonne.
Aufbewahrungsfristen – Checkliste für verschiedene Dokumente
Die folgenden Tipps helfen Ihnen beim Aussortieren: Lesen Sie hier, welche Aufbewahrungsfristen für private Schriftstücke empfehlenswert sind und worauf es dabei ankommt.
Steuerunterlagen
Im Gegensatz zu Selbstständigen müssen abhängig Beschäftigte ihre Steuerunterlagen nicht notwendigerweise aufheben (Ausnahme: Vielverdiener und Vielverdienerinnen). Sobald Sie Ihren Steuerbescheid bekommen, können Sie nicht mehr benötigte Belege deshalb in der Regel direkt entsorgen.
Trotzdem sind gewisse Aufbewahrungsfristen für Dokumente sinnvoll. Einkommensnachweise brauchen Sie in verschiedenen Situationen: wie beispielsweise für die Anmietung einer Wohnung, für die Beantragung eines Kredits oder bei der Aufnahme Ihres Kindes in einer Kindertagesstätte. Einkommensbelege sind hier nützlich, ebenso gut können Sie auch Steuerbescheide verwenden.
Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge
Bei größeren Anschaffungen – wie zum Beispiel einem Auto, Möbelstücken oder Elektrogeräten – ist es empfehlenswert, die Quittungen und andere Arten von Kaufbelegen zu sammeln. Das gilt auch für Online-Einkäufe. Digitale Rechnungen sollten Sie entweder ausdrucken und abheften oder auf einem sicheren Datenträger abspeichern. Zu diesem Zweck eignet sich beispielsweise eine externe Festplatte. Kaufbelege sind wichtig, um die gesetzliche Gewährleistung beziehungsweise eine Garantie geltend zu machen.
Beim Bau eines Hauses ist es ebenfalls vorteilhaft, sämtliche Rechnungen zu archivieren. Innerhalb von fünf Jahren können Sie die Gewährleistung bei Baumängeln in Anspruch nehmen. Insbesondere bei Immobilien lohnt es sich, alle damit zusammenhängenden Rechnungen zu verwahren. Wenn Sie das Haus oder die Eigentumswohnung zum Verkauf anbieten, können Sie sämtliche Investitionen, die Sie im Laufe der Jahre getätigt haben, dokumentieren.
Kontoauszüge und Zahlungsbelege
Auch wenn meist keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente besteht, bringt eine ordentliche Archivierung einige Vorteile mit sich: Manchmal bekommen Sie eine längst beglichene Rechnung ein zweites Mal. In diesem Fall weisen Sie mit einem entsprechenden Zahlungsbeleg (etwa dem Kontoauszug) nach, dass keine offenen Forderungen bestehen. Nach drei Jahren ist das Recht auf Zahlungsansprüche verjährt und Sie können die besagten Rechnungen und Quittungen entsorgen.
Grundsätzlich erweist es sich als hilfreich, jede getätigte Zahlung auch belegen zu können. Sollte Ihre Vermieterin oder Ihr Vermieter beispielsweise nachträglich Mietzahlungen einfordern, können Sie schnell den notwendigen Gegenbeweis erbringen. Auch bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung sind Zahlungsbelege, etwa in Form von Kontoauszügen, nützlich.
Urkunden und Zeugnisse
Einige Dokumente begleiten Sie ein Leben lang. Deshalb gelten hier besondere Aufbewahrungsfristen für Dokumente wie diese:
- Geburtsurkunden
- Familienstammbücher
- Sterbeurkunden von Verwandten
- Heiratsurkunden
Für Beruf und Karriere sind Schul-, Ausbildungs- und Hochschulzeugnisse sowie Arbeitszeugnisse und Weiterbildungsnachweise stets hilfreich.
Gesundheit und Rente
Die Wenigsten denken allerdings an Arztunterlagen, anhand derer sich ihre Krankengeschichte zurückverfolgen lässt. Wenn Sie ein möglichst detailliertes Archiv mit Ihrer Krankenhistorie erstellen, können Ärzte anhand dieser Unterlagen bei bestimmten Beschwerden leichter eine Diagnose stellen. Noch leichter macht es Ihnen die elektronische Patientenakte (ePA), die Versicherten als App zur Verfügung steht.
Dasselbe gilt für Unterlagen, die für die Rentenkasse relevant sind. Hierzu zählen Gehaltsabrechnungen, Schul- oder Studienbescheinigungen und Sozialversicherungsdokumente. Für Mütter und Väter sind außerdem Belege über Erziehungszeiten von Bedeutung. Die Rente wird zwar für Sie berechnet, dennoch sollten Sie diese Renteninformationen prüfen. Eine sorgfältige Kontrolle und die dafür notwendigen Nachweise helfen, mögliche Diskrepanzen oder Fehler festzustellen und diese schnell aufzuklären. Auch ohne gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sollten Sie diese Dokumente im eigenen Interesse lebenslang sicher und geordnet archivieren.
