E-Rech­nung – Pflicht ab 2025 be­ach­ten

Unter einer E-Rechnung versteht man eine Rechnung, die sich elektronisch übermitteln, automatisiert empfangen und weiterverarbeiten lässt. Die Erstellung erfolgt am einfachsten mit einer Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware. Übertragen können Sie eine E-Rechnung unter anderem als Dateianhang per E-Mail oder mithilfe des europäischen Netzwerks Peppol.

Die Besonderheit einer E-Rechnung besteht darin, dass die Informationen in einem strukturierten Format dargestellt sind. Konkret bedeutet das: Die Datensätze lassen sich maschinell lesen und somit automatisiert weiterverarbeiten. Dabei kommen verschiedene Datenformate zum Einsatz, wie z. B. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands) oder XRechnung.

Eine E-Rechnung besteht zumeist aus maschinenlesbaren Rechnungsdaten im XML-Format und einer sichtbaren Datei als PDF (d. h. eine für den Menschen lesbare Rechnung).

Eine PDF-Rechnung lässt sich zwar digital und damit papierlos an das E-Mail-Postfach des Empfängers versenden. Bei einem PDF-Dokument sind die Daten allerdings nicht elektronisch auslesbar. Vielmehr stellt eine PDF-Rechnung die Rechnungsdaten rein bildhaft dar. Um die Rechnung zu bezahlen, müssen Sie beispielsweise den Rechnungsbetrag in der Regel manuell am Computer eintippen oder dafür eine Texterkennungssoftware verwenden. Damit erfüllen PDF-Rechnungen nicht die neuen Anforderungen an elektronische Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931.

Anfang 2025 wird die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zur Pflicht – so hat es das Wachstumschancengesetz festgelegt.
Die vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers ist dann nicht mehr erforderlich, um eine E-Rechnung zu übermitteln.

Ob Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen müssen, hängt von der Leistungsart ab. Die Pflicht bezieht sich zunächst einmal nur auf steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Dabei ist auch von B2B (Business-to-Business) die Rede – also vom Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Rechnungen an private Endverbraucher oder Unternehmen im Ausland fallen folglich nicht unter die Regelung.

Gleichwohl sind E-Rechnungen für alle Unternehmen ein Thema. Denn Sie müssen ab dem 1. Januar 2025 sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren können. Dies kann auch entscheidend für Selbstständige und Kleinunternehmer sein, falls sie bspw. von Lieferanten nur noch E-Rechnungen zugesendet bekommen.

Eine E-Rechnung ist hingegen nicht verpflichtend, wenn es sich um Beträge bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung) handelt. In diesem Fall genügt eine Papierrechnung oder eine PDF-Rechnung. Die Ausnahmeregelung betrifft ebenfalls steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.

Ja, die E-Rechnung ist künftig für alle Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen verpflichtend. Die Unternehmensgröße spielt allerdings bei den Übergangsregelungen eine Rolle: Wenn Rechnungssteller im Jahr 2026 einen Umsatz von unter 800.000 Euro erwirtschaften, dürfen sie bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen ausstellen.

Ein digitalisiertes Rechnungswesen trägt dazu bei, Zeit und Kosten zu sparen. Darüber hinaus lässt sich die Fehleranfälligkeit reduzieren, da Sie z. B. Überweisungen maschinell buchen können. Diese und weitere Gründe sprechen dafür, die E-Rechnung schon vor der Pflicht einzuführen.

Die meisten Buchhaltungssoftwares wie sevDesk oder Lexware umfassen eine Funktion, mit der sich E-Rechnungen nach der gültigen Norm EN 16931 erstellen und übermitteln lassen. Wenn Sie sich selbst um die Rechnungsstellung kümmern, kann es zudem sinnvoll sein, eine Schulung zu besuchen. Seminare können Sie unter anderem bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) sowie bei der Haufe Akademie wahrnehmen.

Wenn Sie Ihre Leistungen hauptsächlich für Privatpersonen erbringen, ist die E-Rechnung für Ihr Unternehmen vorerst nicht verpflichtend. Um die Vorteile einer digitalen Rechnungsstellung nutzen zu können, bietet sich das hybride Format ZUGFeRD an. Neben dem strukturierten Datensatz enthält es eine normale PDF-Rechnung, die sich ohne spezielle Software lesen lässt. In jedem Fall müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen von geschäftlichen Kontakten wie z. B. Lieferanten zu empfangen. Erkundigen Sie sich daher, ob Ihre Buchhaltungssoftware bereits das erforderliche Modul enthält oder ein Update nötig ist.

Rechnungen in Papierform und Rechnungen in elektronischen Formaten wie PDF oder DOCX zählen künftig zu den „sonstigen Rechnungen“. Damit entsprechen Papierrechnungen zwar nicht den Anforderungen an E-Rechnungen – aber sie werden wahrscheinlich noch für eine Weile ihre Berechtigung haben. Im Gegensatz zur E-Rechnung lässt sich eine klassische Papier- oder PDF-Rechnung vom Menschen lesen und damit einer Sichtprüfung unterziehen. Wenn Sie nur eine E-Rechnung vorliegen haben, benötigen Sie hierfür ein geeignetes Anzeigeprogramm. Dafür kommen z. B. der Quba-Viewer und der EPO E-Invoice Viewer infrage.

E-Rechnungen sind ein weiterer Schritt, um das Rechnungswesen zu digitalisieren und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand zu minimieren. So lassen sich Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten, weshalb die E-Rechnung auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung interessant sein dürfte. Ein schnellerer Bezahlprozess kann dazu beitragen, dass Unternehmen Rechnungen pünktlich bezahlen und damit ihre Geschäftsbeziehungen stärken. Die Umstellung auf E-Rechnungen spart nicht zuletzt Papier ein und wirkt sich positiv auf den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens aus.