E-Re­cruiting – Be­wer­bungs­pro­zes­se op­ti­mieren 

Die Personalbeschaffung wird zunehmend anspruchsvoller und kreativer – angefangen von Stellenausschreibungen auf Social-Media-Kanälen bis hin zur HR-Software, die Lebensläufe von Bewerber:innen automatisch analysiert.

E-Recruiting (kurz für Electronic Recruiting) ermöglicht so die moderne Gewinnung von Arbeitskräften mithilfe elektronischer Tools. Das ist aus mehreren Gründen sinnvoll – schon allein deshalb, weil sich viele Kandidaten und Kandidatinnen heute bevorzugt online bewerben und die klassische Bewerbungsmappe allmählich ausgedient hat. Die Digitalisierung verändert damit nicht nur die Arbeitswelt selbst, sondern optimiert auch die Bewerbungsprozesse in Unternehmen.

Unternehmen in Deutschland spüren den Fachkräftemangel. Betriebe locken im Wettbewerb um die besten Talente mit guter Work-Life-Balance, flachen Hierarchien und weiteren Vorzügen. Der War for Talents (Kampf um Nachwuchskräfte) zwingt Arbeitgeber auch dazu, neue Wege beim Recruiting zu gehen – hier kommt ein digitaler Bewerbungsprozess ins Spiel. Davon profitieren sowohl Unternehmen bei der Personalbeschaffung als auch Fachkräfte, die nach einer neuen Stelle suchen:

• Vereinfachter Auswahlprozess: Ein individuell zugeschnittenes Online-Formular hilft der Personalabteilung dabei, geeignete Bewerber:innen auf einen Blick herauszufiltern. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand für das Unternehmen. Sie können sich außerdem einen Pool an Kandidaten und Kandidatinnen anlegen, um später freie Positionen leichter zu besetzen.
• Kostenersparnis: Die Anschaffung neuer Software verursacht zwar zunächst Kosten bzw. monatliche Ausgaben. Langfristig gestalten Sie Ihre Bewerbungsprozesse damit jedoch effizienter und können Personalkosten minimieren. Es ist dank E-Recruiting zum Beispiel möglich, automatisiert E-Mails (Eingangsbestätigung, Absagen etc.) zu versenden.
• Zeitersparnis: Zeit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Recruiting. Wenn Sie nicht schnell genug reagieren, entscheidet sich die Fachkraft Ihrer Wahl möglicherweise in der Zwischenzeit für ein anderes Unternehmen. Digitale Bewerbungsprozesse tragen dazu bei, die einzelnen Schritte der Personalbeschaffung zu beschleunigen.
• Imagegewinn: Ein professioneller und nutzerfreundlicher Bewerbungsprozess auf Basis elektronischer Tools verbessert die Candidate Experience. Darunter sind die Erfahrungen zu verstehen, die potenzielle neue Mitarbeitende während des Recruitings machen. Daraus ergibt sich für Unternehmen die Chancen, einen positiven ersten Eindruck bei Fachkräften zu machen.
   

Fazit: Mit einem digitalen Bewerbungsprozess schaffen Sie optimale Voraussetzungen, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Ein effizientes Recruitment macht die Suche nach qualifizierten Arbeitskräften zudem einfacher, schneller und spart Kosten ein.

Es existieren unterschiedliche Tools, um Ihre Bewerbungsprozesse zu digitalisieren. Erstellen Sie daher zunächst eine Liste mit Ihren Bedürfnissen. Versetzen Sie sich dabei auch in die Position Ihrer zukünftigen Mitarbeitenden. Bewerber:innen wissen es beispielsweise zu schätzen, wenn sie eine Eingangsbestätigung bekommen und zügig Feedback erhalten.

Online-Bewerbungen optimieren den Bewerbungsprozess, da sich selbst größere Mengen an Dokumenten leichter verwalten und sichten lassen. Darüber hinaus können Sie Bewerbungen mithilfe einer Software vorselektieren, um sich die Vorauswahl zu vereinfachen. Einige Anbieter stellen dafür Formularbaukästen zur Verfügung. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das elektronische Bewerbungsformular an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen. Das standardisierte Bewerbungsformular lässt sich dann via Web-Link in Ihre Webseite oder soziale Netzwerke etc. einbinden.

Künstliche Intelligenz (KI) hält Einzug in den Unternehmensalltag und hat unter anderem das Potenzial, Sie bei der Auswahl von Bewerber:innen zu unterstützen. Dabei geht es konkret um Robot Recruiting: Technische Systeme sichten hierbei automatisch Bewerbungsunterlagen und suchen mittels Textanalyse gezielt nach gewünschten Soft-Skills, Qualifikationen oder dergleichen. Die Software kann zudem für Active Sourcing (Direktansprache) nützlich sein – eine offensive Form der Personalbeschaffung, mit der Sie vielversprechende Fachkräfte identifizieren und anwerben. Robot Recruiting ermöglicht es Ihnen, Bewerberdatenbanken und berufliche Netzwerke zügig nach geeigneten Fachkräften zu durchforsten.

Bewerbungsgespräche sind ein wichtiger Baustein im Bewerbungsprozess. Software kann diese Aufgabe zwar nicht für Personaler:innen übernehmen – wohl aber erleichtern. Die überwiegend guten Erfahrungen mit Remote-Arbeit und Videokonferenz-Apps veranlasst mehr Unternehmen dazu, virtuell Kontakt mit Bewerbern:innen aufzunehmen. Ein Bewerbungsgespräch via Zoom und Co. bietet sich insbesondere für die erste Runde der Interviews an. Dabei können Sie den Kandidaten oder die Kandidatin in einem informellen Rahmen kennenlernen und eine Beziehung aufbauen.

Für das Bewerbermanagement stehen verschiedene Recruiting-Tools zur Auswahl. Die Softwarelösungen bringen je nach Anbieter zahlreiche Funktionen mit: wie Multiposting mit Zugriff auf alle bekannten Jobbörsen und soziale Netzwerke, WhatsApp Recruiting, Tools für Video-Interviews und Online-Bewerbungsformulare. Die Recruiting-Tools stellen somit eine praktikable Kombilösung dar und lohnen sich insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig Stellen besetzen wollen. Nutzen Sie am besten kostenlose Testversionen und machen Sie sich mit den Anwendungen vertraut, bevor Sie ein Abonnement abschließen. Einige Beispiele für Bewerbermanagement-Systeme sind etwa:

• coveto,
• aiFind,
• factorial und
• Haufe Talent Management.