Vir­tu­elles On­boar­ding er­folg­reich um­setzen: 5 Ideen

Digitale Kaffeepause per Videokonferenz statt in der Büroküche – Remote Work ist in vielen Unternehmen längst keine Übergangslösung mehr und Beschäftigte in verschiedenen Branchen haben sich auf neue Arbeitsweisen eingestellt. Im virtuellen Berufsalltag liegt es daher nahe, auch das Onboarding ortsunabhängig zu organisieren: Darunter ist die Einarbeitung von Personal zu verstehen, die auf Basis von Softwarelösungen wie beispielsweise Kollaborationsplattformen, Onboarding-Apps und Online-Lernpfaden funktioniert. Dabei werden die neuen Kollegen und Kolleginnen im Team willkommen geheißen und mit ihren Aufgaben vertraut gemacht. Nur findet dieser Einführungsprozess nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern teilweise oder komplett im Homeoffice statt.

Virtuelles Onboarding ist gerade für Start-ups und Firmen interessant, deren Mitarbeitende verstreut an verschiedenen Standorten tätig sind. Daraus ergeben sich für Unternehmen und ihre Arbeitskräfte eine Reihe von Vorteilen:

• Onboarding mithilfe virtueller Tools wie zum Beispiel einem Learning Management System (Lernplattform) ermöglicht es Arbeitgebern, neues Personal schnell und effektiv einzuarbeiten. Dadurch können Arbeitskräfte innerhalb kurzer Zeit produktiv mitwirken.
  
• Durch virtuelles Onboarding sparen sich Mitarbeitende den Arbeitsweg ins Büro, was der Work-Life-Balance zugutekommt. Im War for Talents (Kampf um Nachwuchskräfte) können sich Unternehmen damit einen Wettbewerbsvorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen und als attraktiver Arbeitgeber etablieren.

Virtuelles Onboarding birgt somit große Chancen, stellt Unternehmen allerdings auch vor andere Herausforderungen. Denn ein Gefühl der Zusammengehörigkeit stellt sich kaum von selbst ein, wenn Teammitglieder nur über den Bildschirm miteinander agieren. Gute Beziehungen, eine starke Unternehmenskultur und Teamgeist sind aber alles entscheidende Faktoren. Um Ihren virtuellen Onboarding-Prozess auf Erfolgskurs zu bringen, sind daher passende Ideen gefragt.

Remote-Teams sind räumlich getrennt und doch in ihrer gemeinsamen Arbeit vereint. Damit dieses Konzept aufgeht, müssen Unternehmen ihre Onboarding-Strategie anpassen. Wie können Sie Mitarbeitende optimal ins Unternehmen integrieren und dafür sorgen, dass Sie sich engagierten Teammitgliedern entwickeln? Holen Sie sich dafür hier einige bewährte Ideen.

Ein virtueller Onboarding-Prozess läuft ähnlich ab wie ein Einarbeitungsprozess im Büro. Aufgrund der räumlichen Distanz lässt sich dabei allerdings weniger improvisieren. Ein neues Teammitglied kann beispielsweise nicht kurzerhand über die Schulter von Kollegen und Kolleginnen schauen oder sich anderweitig beschäftigen, wenn der Computer am ersten Arbeitstag noch nicht eingerichtet ist. Definieren Sie Ihren virtuellen Onboarding-Prozess daher bis ins Detail und prüfen Sie regelmäßig, ob die einzelnen Schritte gut abgestimmt sind. Ein strukturierter Einführungsprozess setzt sich aus drei Phasen zusammen: Vorbereitung, Orientierung und Integration.

Mit einem Willkommenspaket stellen Sie Nähe zum neuen Teammitglied her und drücken Ihre Wertschätzung aus. Das Paket kann einerseits aus praktischen Dingen wie einem Mitarbeiterhandbuch und technischem Zubehör für das Homeoffice bestehen. Andererseits können Sie kleine Geschenke überreichen. Dafür bieten sich beispielsweise Snackboxen, eine Wasserflasche mit dem Firmenlogo und Gutscheine für den Einzelhandel an. Mit einer Karte, die die Unterschriften der Teammitglieder trägt, geben Sie dem Ganzen eine persönliche Note.

Digitale Technologien bilden für virtuelles Onboarding und Remote-Arbeit eine wichtige Grundlage. Die Auswahl reicht von Kollaborationstools wie Microsoft Teams und Trello über spezielle Onboarding-Apps und E-Learning-Programme bis zur HR-Management-Software. Softwarelösungen wie diese ermöglichen es Ihnen, neues Personal im Homeoffice abzuholen und durch die ersten Monate am neuen Arbeitsplatz intensiv zu begleiten. Für den Einstieg in das virtuelle Onboarding eignet sich zum Beispiel das Angebot Haufe Onboarding, das eine App für Mitarbeitende und eine Software für Ihre Personalabteilung umfasst. Darüber hinaus bekommen Sie wertvolle Informationen, um Ihren Onboarding-Prozess zu optimieren.

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird immer digitaler und damit automatisierter. Eine persönliche Komponente im virtuellen Onboarding-Prozess ist aus diesem Grund umso bedeutender. Ein Mentor oder eine Mentorin kann neuen Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite stehen und mit ihnen über die Abläufe im Betrieb, die Unternehmenskultur und vieles mehr sprechen. Treffen Sie auch Vereinbarungen, wie oft der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin „hereinschaut“ und für virtuelle Treffen zur Verfügung steht. Da ein zufälliger Kontakt unter Kollegen und Kolleginnen im Homeoffice nicht möglich ist, bedarf es mehr Koordination.

Wenn Sie Menschen nur über den Bildschirm begegnen, fühlt sich der Kontakt zu Kollegen und Kolleginnen sowie Vorgesetzten meist weniger persönlich an. Deshalb kommt dem Teambuilding beim Remote-Onboarding eine besondere Rolle zu. Gezielte Gruppenaktivitäten stärken den Zusammenhalt im Team – das kann zum Beispiel eine gemeinsame Sporteinheit in der Mittagspause oder ein Backevent am Freitagnachmittag sein.